【案例形成单位】中国电力建设集团有限公司

【案例形成人】王洋、孙吉海、洪燕

01案例概述

中国电力建设集团有限公司（以下简称中国电建）在10号令要求高、难度大与自身档案业务基础薄弱的突出矛盾下，积极创新10号令实施的机制、方法和路径。通过建立“全员参与”实施10号令的新机制，施行“正向激励”的新举措，应用“示范引领”的新方法，采用“三审制”的新手段，探索“智能鉴定”的新路径，在全集团范围内高目标、高质量、高标准推进10号令实施工作，即“五位一体”实施10号令，取得显著成效。

02实施背景

（1）10号令要求高、难度大与档案业务基础薄弱的突出矛盾

2012年12月，国家档案局发布《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，简称10号令），按照其中第十五条规定，档案行政管理部门、国有企业要建立审查机制，对本区域、本企业所属成员企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称档案保管期限表）进行审查。

国家档案局以令的形式规范企业档案保管期限表的制定工作，并要求对文件材料的表述进行具体量化，同时要求跨层级审查，这在我国企业档案工作历史上尚属首次，没有现成的经验可供参考借鉴。许多企业为此迟迟无法开展此项工作，中国电建同样存在上述困难和问题。

（2）中国电建的特性加大了10号令的实施难度

中国电建是一家以电力建设为主业的中央企业，业务涉及水电、火电、风电、太阳能等电力建设项目的投融资、规划设计、施工承包、装备制造、管理运营等多个方面，所属成员企业众多，业务类型迥异。因此，形成于中国电建的档案种类繁多、内容丰富多样。但中国电建所属成员企业档案工作发展不平衡，管理水平参差不齐。

为解决上述问题，扎实推进I0号令实施，中国电建积极创新10号令实施机制、方法和路径，创新性地建立了“五位一体”的10号令实施工作推进新方法。“五位”即“全员参与、正向激励、示范引领、三审制、智能鉴定”五项措施，“一体”即五项措施围绕实施10号令这一主体。

03创新做法

（1）“全员参与“新机制，奠定10号令实施强基础

一是建立全员参与的归档范围确定新机制。编制档案保管期限表通过档案部门与各业务部门联合，由档案部门牵头、各业务部门全员参与完成。档案部门设计文件材料摸底调查表并以本部门为例填制样表后发送至业务部门。各部门依照样表搭建本部门文件材料摸底调查表框架，将本部门职责一一替换样表职责后列入表中，由每一项职责的业务人员梳理各自形成的文件材料，再按照编制方法，将10号令附表内容分别对应到职责中，并找出职责中有但10号令附表中未体现或不够细化的地方。

各部门相应职责负责人按照履行职责的闭环工作流程，梳理每个环节产生的各类文件材料，将职责中有但10号令附表中缺少的内容补充进去，并对表中已列的10号令附表内容进行细化，形成本部门全部文件材料摸底调查表，为确定文件材料归档范围奠定基础。

二是建立基于全岗位工作流程的文件材料归档范围梳理新方法。编制各类档案保管期限表均可借鉴管理类档案保管期限表的大部分编制方法，即通过从部门到职能再到具体工作流程的梳理得到文件材料。

尤其是针对科技类文件材料的整体性、系统性和相互关联性较强等特点，编制其档案保管期限表时，按照业务阶段、环节、内容、流程等一级一级向下梳理，到最低一级具体工作流程时，再按照流程的每个环节都产生什么文件材料来得到文件材料的归档范围。

三是采用覆盖全员的10号令实施技能培训新体系。即采取现场全集中、相对集中、网络视频、个别指导相结合的方式对成员企业进行10号令实施工作的业务指导。

首先，组织集团级培训，各子企业档案部门负责人和专兼职档案人员参加，使各子企业档案人员能够掌握编制工作的基本要领。其次，组织业务类型或地理位置相近的企业全员进行集中联合培训，有关企业职能部门、业务部门、项目部等人员参加。第三，对于业务类型较为独特或地理位置较为分散的企业，由总部委派指导人员深入企业进行现场指导或培训。第四，通过网络视频培训或采用现场与网络相结合的方式对受空间地理条件限制不能参加现场培训的各级各类人员进行培训。

在此过程中，制作了《中国电建贯彻实施〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉工作指南》课程，并随着编制工作的不断深入、常见问题的不断梳理和案例的不断更新，课程也不断完善。经过反复打磨，课程最终成为集团组织成员企业贯彻实施10号令工作的经典教材，使企业可通过自学和业务咨询的方式掌握编制工作要求。

（2）“正向激励”，激发企业档案工作新活力

建立10号令实施先进单位和先进个人评选机制和及时公布进展情况的通报机制，用于激励积极性较高的单位和人员，并通过通报鞭策后进企业和个人。总部在掌握子企业编制和报审工作情况的基础上，结合该企业报送的总结材料，评选出若干数量的企业和个人作为先进单位和先进个人进行表彰和奖励。表彰名单的确定采用定量与定性相结合的方式。

其中“定量”是由总部统计几项数据指标，如“要求报送初稿日期”“实际报送初稿日期”和“报送正式文件日期”三项数据辅助评选先进单位；“修改稿数”辅助评选先进个人。这种表彰机制有效激励了企业投入这项工作的积极性。

在设立10号令实施先进个人和先进单位评选机制的同时，逐年通过红头文件通报各单位实施10号令进展情况。在实施期间印发的两次通报，有效激励了先进、鞭策了后进。

（3）“示范引领”新方法，驱动企业实施10号令高效率

一是创新采用示范引领。总部先行开展10号令实施工作，按照10号令要求组织编制总部管理类档案保管期限表。由此获得大量实践经验，不断总结并备用于指导成员企业开展此项工作。在组织成员企业开展10号令实施工作时，将获得国家档案局批准的总部管理类档案保管期限表作为范本，为成员企业编制管理类档案提供参考借鉴，以帮助成员企业少走弯路。

二是按业务板块分级分批开展。10号令实施工作在总部统一规划、统一部署的基础上，组织成员企业按照业务板块分级分批实施。“分级”即总部将直属总部管理的成员企业首先纳入总部业务指导和审查范围，其他成员企业根据资产与产权关系由上一级企业组织开展编制工作并负责业务指导和审查。

“分批”即因子企业众多，总部按照一定时间间隔将其划分为“提前批”“第一批”“第二批”“第三批”等多个批次，先后开展编制和报审工作。“提前批”即“第零批”，是采用“试点先行”的做法，让一些企业先做尝试，探索便捷可行的实施路径，不断总结各种经验，为后批企业提供参考借鉴。划分批次时，还根据企业所属业务板块，划清报审时间节点，尽量将同一板块不同子企业的报送时间平均分布于各个节点上，按照子企业数量估算时长，计划一定时间内全部完成子企业档案保管期限表的编制和审查工作。

（4）“三审制”新手段，确保档案保管期限表高质量

对档案保管期限表的审查采用“三审制”，即初审、主审、终审三个环节。其中，“初审”采用多轮审查的方式，重点审查档案保管期限表的完整性。“主审”采用多轮审查的方式，对初审意见进行复核并确认，重点审查档案保管期限表的规范性和准确性。对档案保管期限表在整体框架、逻辑结构、条目设置、语句描述、期限界定等方面进行全面把关和审查。“终审”采用单轮审查方式，对主审意见进行复核和确认。对主审意见有异议的重新进行主审，无异议的即结束对档案保管期限表的审查。具体如下图所示：

（5）“智能鉴定”新路径，开启档案保管期限表应用新模式

一是以智能鉴定为手段实施档案保管期限表。在满足10号令各项原则和要求的基础上，综合运用计算机系统运行原理和技术，提出一种基于黑白名单的档案鉴定方法。

二是监督检查确保档案保管期限表动态执行。档案保管期限表编制工作结束后，为了防止部分企业仅为响应集团号召而完成编制任务，其后并未按照批复后的档案保管期限表进行文件材料的收集、鉴定和归档，集团总部在组织完成子企业档案保管期限表编制工作后，进一步监督和检查子企业对该表的应用和执行情况，子企业对其所属企业也如此。通过监督检查档案保管期限表的落实，确保档案保管期限表在该企业发挥应有的作用，防止编制和执行“两张皮”，同时倒逼该企业档案保管期限表的修订。

04效果及影响

（1）形成了向全国推广的典型经验

中国电建开展成员企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作为全国中央企业实施10号令树立了榜样，典型做法多次在企业档案工作会议上作经验交流和分享。2019年10月，国家档案局要求中国电建将贯彻落实10号令工作情况及经验体会撰写成案例，拟作为典型示范向全国推广。2020年7月，由国家档案局组织编写、载有中国电建实施10号令工作案例的《档案专业人员培训多媒体教材》系列之《〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉讲解》出版发行，并向全国推广。

（2）出版和发表了一批学术成果

在上述案例基础上，中国电建以自身实践为原型，放眼所有集团型企业，进一步深化细化各类科技档案和会计、人事等非管理类档案保管期限表的编制方法，并结合计算机专业理论，提出电子文件归档范围和电子档案保管期限的界定以及基于黑白名单的档案智能鉴定方法，形成《〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉在企业集团的实施与应用》一书并出版发行。

发表论文《企业文件材料归档范围和档案保管期限表审查研究》，刊载于《中国档案》2019年第1期；论文《〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉实施问题的探讨与思考》，刊载于《北京档案》2020年第2期。

（3）全面完成子企业档案保管期限表的审查工作并得到国家档案局通报表扬

中国电建创新10号令实施的审查机制和方法，截至2019年12月，已完成全部69家子企业档案保管期限表的编制指导与审查工作，审查完成率达100%。2019年5月，国家档案局印发《关于中央企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表审核情况的通报》，对中国电建审核工作开展情况进行了通报表扬。

（4）总部及成员企业档案保管期限表的质量大幅提升

通过本轮编制和审查，总部及成员企业档案保管期限表较以前相比，内容平均增加达60%以上，表的缺陷基本消除，内容更加准确，表述更加规范，保管期限界定科学合理，可执行性进一步增强，实现了应归尽归的有“法”可依。

（5）培养了一支专业队伍

在档案保管期限表的编制与审核过程中，经过多轮培训、指导，不断对档案保管期限表进行修改和完善，使一大批档案人员掌握了梳理文件材料、形成归档范围和界定保管期限的技巧与方法，理解了档案工作的精髓，培养成了各企业档案工作的业务骨干。按每家子企业培养了2名档案人员计算，中国电建形成了一支由140多人组成的档案工作骨干队伍，这支队伍将成为中国电建推进后续档案工作的中坚力量。

（6）调动了成员企业档案工作积极性

为树立榜样、鼓励先进，促进各成员企业进一步做好落实10号令的后续工作，中国电建印发了《关于表彰股份公司实施国家档案局10号令先进单位和先进个人的决定》（中电建股办〔2020〕24号），对在10号令实施过程中精心组织、认真编制较好完成工作任务的22家企业和41名个人进行了表彰与奖励，分别授予了“中国电建集团（股份）公司实施国家档案局10号令先进单位”和“中国电建集团（股份）公司实施国家档案局10号令先进个人”荣誉称号，极大地调动了成员企业档案工作的积极性，为推动档案其他方面的工作营造了良好环境。

（7）提高了全员档案意识

由于在本次实施10号令工作中，采用了由业务人员填制表格梳理文件材料的新方法，实现了全员参与到档案保管期限表编制工作中，使业务人员真正体会到了档案工作的重要性及专业性，进一步提高了全员的档案意识。

来源：2022.08.12兰台之家微信公众号

原载：《全国经济科技档案工作创新案例汇编》