- 信息时间:2022-04-08 14:30
- 浏览次数:
1 适用范围
本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。
本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录,可用于建立生态环境档案的检索系统。
2 规范性引用文件
本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB/T 3860 文献主题标引规则
GB/T 7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
HJ/T 7 中国档案分类法 环境保护档案分类表
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 生态环境档案 ecological and environmental archives
在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的,对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。
3.2 著录 description
在编制档案检索工具时,按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3 著录项目 description item
揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.4 条目 entry
组成档案目录的单元,是对档案的内容和形式特征所作的一条记录,它由著录项目组成,是著录的结果。
3.5 著录格式 description format
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.6 档案目录 archives catalog
按照一定的次序编排而成的条目的汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录标识符号
著录标识符号规定如下:
a)= 并列题名;
b):置于说明题名文字之前;
c);用于分隔两个(含)以上责任者项、文件编号、主题词(关键词)项等,也用于题名项、内容提要等项中呈平行关系的词语之间;
d)+ 用于正本与附件、附件与附件、多种稿本之间的连接;
e)[ ] 置于自拟著录内容两端;
f)( ) 置于解释或补充说明内容的两端,如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等;
g)?用于不能确定的著录内容;
h)– 用于承接上下文、起始与终止时间,以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间的连接;
i)□ 表示一个残缺的、无法辨识的文字,超过三个文字的用三个“□”表示。
5 著录用文字
5.1 著录用汉字应当使用规范化的简化汉字,外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。
5.2 人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录,无法照实著录的可改为其他形式的相应内容,并加“ [ ] ”标识符号。
5.3 著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。
6 著录项目与著录格式
6.1 著录项目
6.1.1 题名与责任者项
a) 案卷题名;
b) 文件题名;
c) 责任者;
d) 机构名称;
e) 文件编号。
6.1.2 稿本与文种项
a) 稿本;
b) 文种。
6.1.3 利用控制与保管期限项
a) 密级;
b) 保密期限;
c) 公开属性;
d) 控制标识;
e) 保管期限。
6.1.4 时间项
a) 日期;
b) 起止日期。
6.1.5 载体类型及形态项
a) 载体类型;
b) 总页数(页数);
c)件数;
d) 载体数量;
e) 载体单位;
f) 载体规格。
6.1.6 备注项
6.1.7 标准编号及有关记载项
6.1.8 提要项
6.1.9 排检与编号项
a) 分类号;
b) 档案馆(室)代号;
c) 档号;
d) 电子文档号;
e) 缩微号;
f) 主题词或关键词。
6.2 著录格式
生态环境档案的著录格式,以“卷”为单位整理的,分为案卷级目录著录格式与卷内文件级目录著录格式;以“件”为单位整理的,为归档文件目录著录格式。
7 目录数据库
7.1 一般要求
7.1.1 以“卷”为单位整理的档案,应当建立案卷级目录数据库、卷内文件级目录数据库;以“件”为单位整理的档案,应当建立归档文件目录数据库;
7.1.2 为满足生态环境档案管理需要,应当建立符合实际需求的结构化关系型机读目录数据库,且目录数据库应当具有可扩展性。
7.2 数据库结构
7.2.1 案卷级目录数据库结构
案卷级目录数据库结构见表 1。
7.2.2 卷内文件级目录数据库结构
卷内文件级目录数据库结构见表 2。
7.2.3 归档文件目录数据库结构
归档文件目录数据库结构见表 3。
8 著录信息源
8.1 生态环境档案的著录信息源是被著录的生态环境档案本身。著录信息源的确定依据如下:
a) 案卷级著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
b) 卷内文件级著录信息源主要依据档案材料的文头、文尾及文件正文等。
c) 归档文件著录信息源主要依据档案材料的内容及形式特征等。
d) 项目类生态环境档案的著录信息源主要依据项目的核心要素、内容及形式特征等。
8.2 被著录档案本身信息不足时,可参考其他有关的档案资料。
9 著录项目细则
9.1 题名与责任者项
9.1.1 案卷题名
以“卷”为单位整理的生态环境档案,案卷题名著录的一般结构为:责任者+“关于”+问题(内容)+“的”+文种。
示例:
生态环境部、XX 有限公司关于审查 XX 项目环境影响报告书的请示、评审意见、会议纪要、批复
9.1.2 文件题名
9.1.2.1 一般著录单份文件文首的题目名称。文件题名分为正题名、副题名、并列题名等,一般应当照原文著录。文件题名著录的一般结构与案卷题名相同。
示例:
生态环境部办公厅关于加强环境保护档案安全工作的通知
9.1.2.2 正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名应当照原文著录。
9.1.2.3 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够反映档案中的主题时,副题名不必著录。正题名不能反映档案的主题时,副题名应当照原题名著录于正题名之后,在其之前用“:”号。
示例:
XXX 同志在 XX 年全国生态环境系统扶贫工作会议上的讲话:坚决扛起脱贫攻坚政治责任 协同打好污染防治和精准脱贫攻坚战
9.1.2.4 并列题名是以第二种语言文字书写的、与正题名对照并列的题名。生态环境档案的外文题名即为并列题名,应当著录,著录时应当在并列题名前加“=”号。与正题名并列的汉语拼音不能视为并列题名,不予著录。
示例:
联合国开发署(UNDP)工作组关于中国臭氧层保护的考察报告(CPR/89/029)=REPORT OF A UNITED NATIONS DEVELOPMENT MISSION TO INVESTIGATE OZONE LAYER PROTECTION IN CHINA (CPR/89/029)
9.1.2.5 对于题名中的说明题名文字,如在题名前后对档案文件内容、范围、用途等的说明文字,应当照原文著录,在其之前加“:”号。
示例:
第二次全国污染源普查公报:时期资料为 XXXX 年度
9.1.2.6 无题名的单份文件材料依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。单份文件材料的题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。
示例:
生态环境部令(第 25 号)[生态环境部关于修改部分部门规章的决定]
9.1.2.7 正题名有别名者,除著录正题名外,可将别名在备注项中注明。
示例:
国务院关于印发《大气污染防治行动计划》的通知,在备注项注明:“大气十条”
9.1.2.8 对于著录文件材料正文之后的附加材料的,格式为“正文题名+附件题名”。正文之后附有多个附件材料的,应当逐一著录,用“+”连接。正文中包含有附件题名,而归档的文件材料实际没有附件原文的,应当在备注项中说明。
示例:
国家核安全局关于颁发 XX 有限公司民用核安全设备制造许可证的通知+民用核安全设备制造许可证
9.1.3 责任者
9.1.3.1 应当著录对文件材料负有直接责任的团体或个人。三个及以下责任者,照原文著录;超过三个责任者,著录列居首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,其余视需要著录,被省略的责任者用“等”字表示;责任者之间用“;”号隔开。
9.1.3.2 机关团体责任者必须著录全称或规范化通用简称。机关团体责任者的名称在一个全宗内应当统一,不能使用省略或非规范简称。如:“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”,“中华人民共和国生态环境部”简称“生态环境部”,不得著录为“中央”“我部”。
9.1.3.3 个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务,并加“( )”号,如:XXX(XX 省生态环境厅厅长)。文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件材料相应的职务。文件所署个人责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应当将其真实姓名附后,并加“( )”号,如:鲁迅(周树人)。外国责任者应当著录国别,统一的中文译名、姓氏原文及名的缩写,国别、姓氏原文及名的缩写均加“( )”号。
9.1.3.4 未署责任者的文件,应当著录根据其内容、形成特征考证出的责任者,并加“[ ]”号。经考证仍无结果时,著录为“□□□”。文件的责任者有误或不完整时,仍照原文著录,但应当将考证出真实或完整的责任者附后,并加“[ ]”号。
9.1.4 机构名称
机构名称著录机关单位的内设机构名称,如:办公室、法规处、综合处等。
9.1.5 文件编号
9.1.5.1 文件编号是文件材料在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料序号,如发文字号、技术鉴定证书编号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等,应当照原文著录。
9.1.5.2 著录文件编号应当齐全完整,不得省略。如发文字号包括机关代字、年度、顺序号。
9.1.5.3 文件材料上有多个文件编号时,一般只著录一个文件编号;若需著录多个文件编号,中间用“;”号隔开。
9.1.5.4 图纸类材料,其图号可视为文件编号,予以著录。但当图号作为档号的一部分时,文件编号项可省略。
9.2 稿本与文种项
9.2.1 稿本
稿本为生态环境文件材料的文稿、文本和版本的统称。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。
9.2.2 文种
文种应当著录文件种类的名称,依据实际情况著录为决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、任务书、起诉书、判决书、备忘录、大事记等。
9.3 利用控制与保管期限项
9.3.1 密级
文件材料的保密程度等级,国家秘密分为“绝密”“机密”“秘密”三种,工作秘密照实著录。一般按文件材料形成时所定密级著录,对于已变更密级的,应当著录新的密级。没有密级或已解密的文件材料,此项不需著录。
9.3.2 保密期限
文件材料标明保密期限的,如“3 个月”“2 年”“10 年”“20 年”等,应当照实著录。没有标明保密期限的,此项不需著录。已变更密级的,按新的保密期限著录。
9.3.3 公开属性
公开属性应当著录信息源的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的,宜在备注项中注明理由。
9.3.4 控制标识
控制标识是对著录信息源的开放审核意见的标识。控制标识应照实著录。受控的,宜在备注项中注明受控依据。
9.3.5 保管期限
按照文件材料归档时所定的保管期限著录,对已变更的,应当著录新的保管期限。文书档案的保管期限分为“永久”“30 年”“10 年”三种;科技、专门等其他类别的生态环境档案,按照各自有关规定,著录其相应的保管期限。
9.4 时间项
9.4.1 一般要求
按照 GB/T 7408 的规定,公元纪年的年、月、日三要素用 8 位阿拉伯数字表示,第 1~4 位表示年,第 5~6 位表示月,第 7~8 位表示日,不足位数用“0”补齐,应当省略年、月、日三字,在表示年、月、日的数字之间不应采用符号相隔。
示例:
2020 年 6 月 5 日著录为“20200605”
9.4.2 日期
9.4.2.1 一般情况下,文书著录发文日期;决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章程等著录通过日期或发布日期;条约、合同、协议著录签署日期;技术评审证书、技术鉴定证书、转让产品证书著录通过日期;获奖证书、发明证书、专利证书著录颁发日期;科研试验报告著录制发日期;专著、论文著录发表日期;竣工图著录绘制日期;生态环境工程、设备的图纸著录设计日期;原始试验记录、生态环境监测数据、测定检验数据报告等著录记录日期;统计报表、计划著录编制日期。
9.4.2.2 未标明形成日期的文件材料,应当根据其内容、形式、载体特征等考证出形成日期,并在备注项中说明“日期系考证”;或著录文件材料上的其他日期(如收文日期、审核日期、印发日期等),并在备注项中说明。
9.4.2.3 文件材料的形成日期年、月、日不清,考证无结果,且又无其他日期的,用“0”替代。
示例 1:
2018 年 5 月×日,著录为“20180500”
示例 2:
××××年×月×日,著录为“00000000”
9.4.2.4 文件材料的形成日期记载有误的,应当著录正确的日期,并在备注项中说明“原日期记载有误”。
9.4.3 起止日期
以“卷”为单位整理的档案,著录卷内文件材料最早形成的日期和最晚形成的日期,中间用“-”连接。
示例:
2019 年 1 月 5 日至 2019 年 11 月 15 日著录为“20190105-20191115”
9.5 载体类型及形态项
9.5.1 载体类型
档案的载体类型一般分为纸质、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸质为载体的档案一般不予著录,其他载体类型应当据实著录;当生态环境档案的正文为纸质载体,附件为其他载体时,应当同时著录,并用“+”连接。
示例:
纸质+光盘
9.5.2 总页数(页数)
总页数应当著录整卷档案的实有页数,案卷封面、卷内备考表、卷内文件目录的页数不得计算在内;页数应当著录卷内单件文件的实有页数,或著录以“件”为单位整理的档案每件的页数。
9.5.3 件数
著录每卷档案中的实有件数。
9.5.4 载体数量
载体数量用阿拉伯数字记录。
9.5.5 载体单位
著录档案物质形态的统计单位,如:“册”“盒”“盘”“米”等。
9.5.6 载体规格
著录档案载体的尺寸及型号等。一件档案有多种载体规格时,应当同时著录,并用“+”连接。
示例 1:
35 ㎜(表示胶片长度)
示例 2:
A4+A3
9.6 备注项
著录各个项目中需要解释和补充的事项,如 9.1.2.7、9.1.2.8、9.3.3、9.3.4、9.4.2.2、9.4.2.4 等所示。若多个项目需备注时,依各项目顺序著录,项目以外需要解释和补充的事项列在最后。
9.7 标准编号及有关记载项
著录国际、国内的标准书(刊)号和有特殊意义的记载事项,如出版物的国际标准书号(ISBN)、标准文件的 UDC 编号、科研成果的获奖等级等。
示例:
ISBN 978-7-5086-3312-1
9.8 提要项
著录对案卷或文件材料内容的简介,应当力求反映其主题内容或重要数据(包括技术参数等),一般不超过 200 字。
9.9 排检与编号项
9.9.1 分类号
依据 HJ/T 7 有关规定著录。
9.9.2 档案馆(室)代号
著录档案馆(室)的代号,无相应代号可不著录。
9.9.3 档号
9.9.3.1 档号为档案在整理过程中被赋予的代号。如以“卷”为单位整理的,则档号一般包括全宗号、目录号(分类号或项目代号)、案卷号、件号;如以“件”为单位整理的,则档号一般包括全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、机构(问题)代码、件号。档号中各组成部分间用“-”连接。
9.9.3.2 全宗号为国家综合档案馆赋予立档单位的编号,一般为 4 位。如果尚未被赋予全宗号,著录此项时应当留出空位。
9.9.3.3 目录号是全宗内案卷所属目录的代码,一般为 3 位阿拉伯数字;分类号依据 HJ/T 7 著录;项目代号根据项目实际情况著录。
9.9.3.4 案卷号为每一卷档案的流水编号,一般为 4 位阿拉伯数字。
9.9.3.5 件号为案卷内每一件文件材料的流水编号,一般为 3 位阿拉伯数字;或为以“件”为单位整理的档案每一件流水编号,一般为 4 位阿拉伯数字。
9.9.3.6 档案门类代码由档案门类名称的 2 位汉语拼音首字母组成,如文书档案用“WS”标识。
9.9.3.7 机构(问题)代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应当省略机构(问题)代码。
9.9.3.8 保管期限代码,保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年三种,分别用“Y”“D30”“D10”标识。
示例 1:
G258-045-1234-028(表示 G258 全宗的、第 45 目录的、第 1234 卷的、第 28 件的档案)
示例 2:
G258-SA22-1234-120(表示 G258 全宗的、分类为 SA22 即生态环境监测数据管理的、第 1234 卷的、第 120 件的档 案)
示例 3:
G258-DQGJ-1234-100(表示 G258 全宗的、项目代号为 DQGJ 即大气攻坚科研项目的、第 1234 卷的、第 100 件的档案)
示例 4:
G258-WS·2015-Y-BGT-0036(表示以“件”为单位整理的、G258 全宗的、文书档案 2015 年度的、保管期限为永久的、办公厅形成的、第 36 件的档案)
9.9.4 电子文档号
档案馆(室)管理电子档案的一组符号代码。
9.9.5 缩微号
档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号。
9.9.6 主题词或关键词
9.9.6.1 主题词是揭示档案主题内容的规范词,依据 GB/T 3860 进行标引;关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文中,用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。
9.9.6.2 以单件文件材料为著录对象时,一般著录 2 至 5 个主题词或关键词,以案卷和项目为著录对象时,著录主题词或关键词的数量可适当增加。
9.9.6.3 主题词或关键词著录时,一个主题词或关键词内不得空格,各主题词或关键词之间空一格。
来源:2022.04.06 兰台之家微信公众号