【导语】

荷兰现行《档案法》始于1995年，侧重于纸质档案管理。随着数字技术的迅速发展，1995年《档案法》已不再适应数字化、信息化的档案信息资源建设与发展模式。2016年，荷兰议会提出《档案法》现代化议题，要求政府调整《档案法》，以更好地适应数字技术的发展，正确存储数字信息并保障其可访问性。2021年11月17日，荷兰教育和媒体部长A.Slob向众议院提交了《档案法》现代化的提案，2021年《档案法》正式纳入荷兰立法程序。

A.Slob认为档案不仅是政府自身的工作记忆，而且是记者、作家、历史学家和广大社会公众的研究来源。政府有必要修订《档案法》，以确保政府信息长期的安全性与可访问性。为此，他向国王提交了一份关于《档案法》现代化的提案——“废除1995年《档案法》，代之以2021年《档案法》（2021年《档案法》）”（Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021 （Archiefwet 2021）。

一、修订过程

2020年12月09日 国王将A.Slob关于《档案法》现代化的提案及解释性备忘录下发至国务委员会咨询司，以供审议。

2021年03月17日 国务委员会咨询司就《档案法》现代化提案提出建议，主要集中在七个方面，分别是：

（1）充分考虑政府进行良好信息管理的重要性；

（2）注意与相关法律之间的联系与衔接；

（3）建议内政和王国关系部（BZK）更密切地参与档案立法；

（4）指明合作伙伴关系的不同安排；

（5）进一步解释现实意义，即2021年《档案法》是否为迎接数字时代的挑战做好了准备；

（6）平衡隐私保护与政府信息公开；

（7）强化档案管理员的地位。

2021年11月15日 A.Slob根据国务委员会咨询司的建议，向国王提交进一步报告。

2021年11月17日 A.Slob根据国务委员会咨询司的建议，向众议院做进一步的报告，2021年《档案法》正式纳入荷兰立法程序。

2021年11月23日 政府全体会议：发布《档案法》现代化的相关文件，包括《档案法》修订提案及解释性备忘录、国务委员会咨询司关于提案的建议、教育和媒体部长A.Slob基于建议的进一步报告以及皇家发布的官方通知。

2021年11月25日 教育、文化和科学部（OCW）程序会议：由于教育、文化和科学部与内政和王国关系部之间的职责划分尚未明确，相关官员正在进行调查，以及关于该法案圆桌会议的方案尚未提交，会议决定将讨论推迟至下次程序会议。

（注：原文表述为BiZa，BiZa即内政部，是荷兰内政和王国关系部（BZK）的前身，本文统一表述为BZK。）

2021年12月09日 教育、文化和科学部程序会议：会议决定在立法过程中，内政和王国关系部作为监督委员会全程参与；该法案圆桌会议的参与者将在12月16日的程序会议中决定。

2021年12月16日 教育、文化和科学部程序会议：关于圆桌会议的参与者的决定推迟至下次程序会议，并计划在圣诞节假期后举行技术简报会。

二、主要变化

1. 缩短临时保留期

荷兰政府数字信息存在临时保留期，保留期满后对政府信息进行鉴定，不再具有保存价值的进行销毁，具有永久保存价值的政府数字信息向国家档案馆或地方档案馆移交。国家档案馆与地方档案馆利用专业知识与专门系统来保障政府数字信息的永久可访问性，面向社会公众开展档案服务工作。2021年《档案法》鼓励政府在形成和接收信息时进行适时地归档，规定临时保留期由原先的20年调整为10年，即需要永久保存的政府数字信息应在10年后移交给国家档案馆或地方档案馆。教育、文化和科学部认为缩短政府数字信息的临时保留期有三个依据：

一是缩短临时保留期将鼓励政府机构加大数字信息管理的力度，在数字信息管理方面取得迅速进展；

二是缩短临时保留期有利于档案专家尽早掌握政府数字信息的保管情况并开展前端控制工作，保障信息的永久可访问性；

三是缩短临时保留期可满足公众利用的需要，档案服务中的政府信息原则上是公开的，任何人都可以通过档案服务在线或现场查阅、利用政府数字信息。

2. 移交豁免

部分政府数字信息在临时保留期期满后仍处于政府公务工作的使用状态，无法移交至国家档案馆或地方档案馆。对此，2021年《档案法》中新增了一项条款，为政府机构提供了一个选择，即政府机构可经一定程序从教育、文化和科学部或省行政部门处申请移交豁免。具体来说，如果在临时保留期期满后仍需要使用政府信息，中央政府机构和省级政府机构可向教育、文化和科学部申请延期，市级政府机构和水务局可向省行政部门申请延期，每次延期最多可延长10年。延期程序必须符合2021年《档案法》的相关规定，并在档案管理员的指导下开展。

3. 归档范围

2021年《档案法》使用术语“文件”（documenten）代替“存档文件”（archiefbescheiden），与《开放政府法》（Wet open overheid）保持一致，除文本文件外，电子邮件与聊天信息等数据也将纳入归档范围。2021年《档案法》规定，“文件”涉及政府机构在其职责范围内形成并接收的信息，在何种介质上以何种形式记录并不重要，文本文件、电影、照片、电子邮件、网站、数据库等数据都可以是法律意义上的“文件”。2021年《档案法》没有明确规定政府机构必须归档哪些文件和数据，提供一份详尽的归档清单是很难实现的。不同的政府机构有不同的工作职责与工作方法，且数字技术的应用需求也在不断变化。政府机构必须从自身工作特性出发，在工作流程中做好数字信息的组织与管理。

4. 可持续访问

2021年《档案法》使用“可持续访问”（duurzame toegankelijkheid）一词代替了1995年《档案法》中的“良好、有序和可访问”（goede, geordende en toegankelijke）一词，《开放政府法》（Wet open overheid）中也使用了“可持续访问”一词。“可持续访问”是指信息保持可检索、可利用、可读、可解释和可靠的状态，并免受任何类型的更改。2021年《档案法》规定，政府机构必须设立与信息重要程度和信息丢失风险相匹配的措施，将信息置于其控制之下，使信息永久可访问。

同时，2021年《档案法》强调，良好的信息管理不是一蹴而就的，而是一个持之以恒的过程。政府机构在构建新的工作流程或投入使用新系统时，始终要考虑如何保证信息的可持续访问。此外，为保证信息的可持续访问性，应关注鉴定这一工作环节。在实际工作中，鉴定是档案工作的重要环节，1995年《档案法》并未对此予以关注。如今，以数字形式记录的信息数量激增，规模庞大，考虑到管理所需的人力、物力、财力，无需将所有信息纳入档案管理中。

5. 加强监管

档案管理员一般扮演着双重角色，既是档案服务的管理员，又是政府机构信息管理的监督员。然而，在一些政府机构中并没有设置档案管理员，这意味着没有内部监督，1995年《档案法》对此也未有规定。而2021年《档案法》要求，政府机构必须设置档案管理员，档案管理员直接向执行委员会（省执行委员会、市执行委员会或水务局执行委员会）报告，执行委员会将监督报告提交给省议会、市议会或水务委员会，这可以加强对政府机构的监管，防止原始监督报告无法到达最高管控层中。

6. 取消档案文凭规定

根据1995年《档案法》规定，教育、文化和科学部指定了一些档案课程，通过修读这些课程可以获得archivistiek-A和archivistiek-B文凭，政府机构只能任命获得档案文凭的人为档案管理员。数字时代，现代信息技术应用广泛，档案管理员必须能够以跨学科的方式工作，合适的档案管理员候选人可能来自不同专业背景。2021年《档案法》不再规定档案管理员必须获得档案文凭，政府机构可以从更广泛的专业背景中选择他们所需的档案管理员。

三、启示

随着现代信息技术的飞速发展和广泛应用，社会信息化水平显著提高，电子文件、电子档案数量激增，对档案工作提出了更高的要求。数字时代，提高档案工作信息化水平，解决新形势下的档案工作困境，成为国内外档案界的共识。我国2021年新修订《档案法》与荷兰2021年《档案法》诞生于同样的时代背景，皆是为了应对数字化、信息化的挑战，二者存在异曲同工之妙。

加强前端控制。荷兰2021年《档案法》鼓励政府机构在形成和接收信息时进行适当的归档，我国新修订《档案法》第三十六条规定“电子档案管理信息系统建设与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”，均体现出文件电子化、档案数字化环境下加强前端控制的原则，鼓励对应归档文件做好提前介入与超前管理，确保归档文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保证档案的质量。

缩短封闭期。荷兰2021年《档案法》规定政府数字信息的临时保留期由原先的20年调整为10年，我国新修订《档案法》将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限由30年缩短至25年。荷兰临时保留期与我国封闭期的缩短，皆是为了档案尽早进入“档案服务阶段，面向社会公众开展服务工作。

赋予豁免权。对于保管期满后不便面向公众开放使用的档案，荷兰与我国都赋予了主管机构一定的豁免权。荷兰2021年《档案法》规定政府机构可经一定程序申请移交豁免，我国新修订《档案法》规定“涉及国家安全或重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于25年向社会开放”。

加强监督检查。无论是我国还是荷兰，档案实践工作中都存在着监管不到位的问题。为解决这一问题，荷兰2021年《档案法》要求政府机构必须设置档案管理员做好内部监督，由档案管理员直接向主管部门报告；我国新修订《档案法》列举出监督检查的6类事项，对档案主管部门和档案工作人员开展监督检查的措施手段及应当遵守的规则作出明确规定。

【结语】

荷兰2021年《档案法》为政府机构提供了更多有关数字信息组织与管理的指导。当然，它无法解决数字时代为档案管理带来的所有挑战，荷兰国家档案馆将定期发布指导手册和管理方法为政府机构提供指导，此外“Open on Order”与“Grip on Information”等项目也将持续支持政府机构的信息管理工作。总的来说，荷兰2021年《档案法》体现了数字时代档案工作发展的现实要求与未来方向，值得我们学习与借鉴。

来源：2022.01.24 ICA中国宣传组